Um eine effektive Führungskraft zu sein, muss man lernen, wie man Aufgaben richtig delegiert. Führungskräfte fühlen sich oft von der Arbeit überfordert und Zeitmangel ist einer der Hauptgründe dafür. Die Aufgabe der Führungskraft ist es, gemeinsam mit Mitarbeitern die Ziele zu erreichen – und nicht, selbst ans Ziel zu kommen. Und dazu ist die Delegation von Aufgaben einer der wichtigsten Wege. Erfahren Sie jetzt, wie Sie Aufgaben „richtig“ delegieren.

Warum Delegieren eines der wichtigsten Mittel des Zeitmanagements und Teil des Führungsstils ist

Einer der wichtigsten Aspekte einer Führungskraft ist das Wissen, wie man Aufgaben richtig delegiert. Wenn Führungskräfte sich von der Arbeit erdrückt fühlen, liegt das oft daran, dass sie nicht genug delegieren. Delegieren ist ein wichtiger Teil der Führungsarbeit, und wenn es richtig gemacht wird, kann es sowohl für die Führungskraft als auch für die Mitarbeiter/innen von großem Nutzen sein.

Delegation bedeutet Aufgaben, Verantwortung oder Kompetenzen an andere zu übertragen. Doch den meisten Führungskräfte fällt die Delegation sehr schwer. Sie haben das Gefühl, alles selbst machen zu müssen und trauen ihren Mitarbeitern nicht zu, die Arbeit richtig zu machen. Aber beim Delegieren geht es nicht darum, die Verantwortung abzugeben. Es geht darum, die Verantwortung zu teilen und der Führungskraft Zeit zu geben, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

Richtig gemacht, kann das Delegieren sowohl für die Führungskraft als auch für die Mitarbeiter/innen in mehrfacher Hinsicht von Vorteil sein.

Welche Vorteile die richtige Delegation an Ihre Mitarbeiter bedeuten kann

Für die Führungskraft kann das Delegieren von Aufgaben bedeuten, dass sie langfristig mehr Zeit hat, sich auf wichtige andere Aufgaben zu konzentrieren. Es kann auch bedeuten, dass die Arbeit effizienter erledigt wird, da die Beschäftigten in der Regel bestimmte Aufgaben besser erledigen können als die Führungskraft selbst. Durch das Delegieren von Aufgaben kann der/die Vorgesetzte auch Vertrauen in seine/ihre Mitarbeiter/innen aufbauen, was zu einem produktiveren und positiveren Arbeitsumfeld führen kann.

Für den Arbeitnehmer kann das Delegieren von Aufgaben bedeuten, dass er Erfahrungen und neue Fähigkeiten erwirbt. Es kann auch bedeuten, dass sie sich von der Führungskraft mehr geschätzt und anerkannt fühlen und ein Gefühl der Verantwortung und des Eigentums für ihre Arbeit bekommen. Das Delegieren von Aufgaben kann eine gute Möglichkeit sein, um Mitarbeiter zu motivieren.

Warum Delegation manchen Führungskräften so schwer fällt

Einer der Hauptgründe, warum das Delegieren für Führungskräfte schwierig ist, liegt darin, dass sie ihren Beschäftigten nicht zutrauen, die Aufgabe richtig zu erledigen. Dieses mangelnde Vertrauen kann verschiedene Gründe haben, z. B. die bisherigen Leistungen der Beschäftigten, mangelnde Kenntnisse oder Fähigkeiten oder die Tatsache, dass sie einfach nicht genug Zeit haben, um alles selbst zu erledigen.

Ein weiterer Grund, warum das Delegieren schwierig sein kann, ist, dass Führungskräfte oft nicht die Geduld haben, ihre Mitarbeiter/innen darin zu schulen, wie sie die Aufgabe richtig erledigen. Das kann zu Frustration auf beiden Seiten führen und Spannungen am Arbeitsplatz verursachen.

Und schließlich kann das Delegieren für Führungskräfte schwierig sein, weil es Zeit und Energie kostet, die Aufgabe zu erklären, ihren Fortschritt zu überwachen und sie nachzubearbeiten, sobald sie erledigt ist.

5 Tipps wie Sie Aufgaben an Ihre Mitarbeiter delegieren können

1. Vergewissere dich, dass du dein Mitarbeiter die Aufgabe richtig verstanden hat und lasse ihn die Aufgabe nochmal zusammenfassen. Bitte delegieren Sie Aufgaben immer mit Abgabetermin!

Um was geht es?

Welche Informationen müssen weiter gegeben werden?

Welche Bedeutung hat die Aufgabe für andere?

Was ist das Ziel?

2. Gib deinem Mitarbeiter alle notwendigen Werkzeuge und Ressourcen, um die Aufgabe zu erledigen.

Welche Hilfsmittel gibt es?

Welche Hilfsmittel noch beschafft werden?

Welche unterlagen müssen noch erstellt werden?

3. Überwache den Fortschritt und gib ihm/ihr währenddessen Feedback.

Was macht hat dein Mitarbeiter gut gemacht und soll er so weitermachen Was hat er nicht gut gemacht, welche Auswirkungen hat es und was er daraus lernen kann

Wenn ein Mitarbeiter nie erfährt, warum er eine delegierte Aufgabe gut gelöst hat, dann ist auch nicht sichergestellt, dass er beim nächsten Mal die gleiche Aufgabe wieder gut löst!

Aus diesem Grund sollten Sie unbedingt auch positives Feedback wichtig.

4.Verfolge die Aufgabe nach, sobald sie abgeschlossen ist, um sicherzustellen, dass sie richtig erledigt wurde und vor allem ob das Ziel erreicht wurde.

Vermeiden Sie es Ihren Lösungsweg als Idealen Weg anzusehen und mit dem Lösungsweg Ihres Mitarbeiters zu vergleichen.

Konzentrieren Sie sich auf das Ergebnis das erreicht wurde auch wenn es natürlich bestimmte Regeln oder Vorgehensweisen gibt die eingehalten werden sollten. Eine der besten Möglichkeiten, Aufgaben zu delegieren, ist, deine Mitarbeiter/innen ihren eigenen Weg zu einer Lösung finden zu lassen. Dies kann geschehen, indem du ihnen ein paar Hinweise gibst, aber nicht zu viel, und sie dann selbst herausfinden lässt. Das hilft ihnen, zu lernen und zu wachsen, und es zeigt auch, dass du ihnen vertraust.

Was wenn das Ziel der Delegation nicht erreicht wurde oder etwas anderes herausgekommen ist

Wenn das Ziel der Delegation nicht erreicht wurde, könnte das an mangelndem Vertrauen seitens der Führungskraft liegen. Die Führungskraft muss vielleicht mehr Zeit für die Schulung des Mitarbeiters aufwenden und sollte klar sagen, was erwartet wird. Wenn die Delegation zu etwas anderem geführt hat, ist es wichtig, dass die Führungskraft herausfindet, was schief gelaufen ist und warum. Vielleicht wurde die Aufgabe nicht richtig delegiert oder der Mitarbeiter war nicht für die Aufgabe geeignet. In jedem Fall ist es wichtig, dass die Führungskraft Fehler schnell erkennt und korrigiert, um einen effizienten Betrieb zu gewährleisten.

Wie kann Delegation verbessert werden?

Es gibt ein paar Möglichkeiten, die Delegation zu verbessern. Die erste ist, Vertrauen in die Mitarbeiter/innen zu haben und sie ausreichend zu schulen. Zweitens sollte die Führungskraft klar sagen, was erwartet wird, und die notwendige Unterstützung leisten. Schließlich sollte die Führungskraft den Fortschritt der delegierten Aufgaben überwachen und Feedback geben. Auf diese Weise können die Beschäftigten mit der Zeit lernen und ihre Fähigkeiten verbessern.

Das Delegieren von Aufgaben ist ein wichtiger Teil des Führungsstils und eines der effektivsten Mittel des Zeitmanagements. Indem sie ihren Mitarbeitern vertrauen und sie angemessen schulen, können Führungskräfte sicherstellen, dass die Aufgaben richtig delegiert werden und die gewünschten Ergebnisse erzielt werden. 

Wie definiert man ein klares Ziel 

Ein Ziel sollte klar und prägnant sein. Es sollte etwas sein, das du erreichen kannst und das realistisch ist. Ein Ziel sollte außerdem spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitlich begrenzt sein. 

Die 5 Stufen der Delegation

5.Verfolge das Ziel und entscheide selbst.

4. Entscheide du und informiere mich.

3. Denke nach. Übe zu entscheiden.

2. Denke nach. Ich entscheide dann.

1. Befolge meine Entscheidung.

Fazit:

Das Ziel des Delegierens ist es, deine Mitarbeiter/innen zu motivieren und ihnen die Möglichkeit zu geben, zu wachsen und sich zu entwickeln. Deshalb ist es wichtig, dass du dir über die Stärken jedes Einzelnen im Klaren bist und die Aufgaben entsprechend delegierst. Wenn du einem/einer Mitarbeiter/in eine Aufgabe oder ein Projekt überträgst, solltest du sicherstellen, dass er/sie genau weiß, wie lange es dauern wird und warum du willst, dass er/sie die Aufgabe erledigt.